Executive [Virtual] Assistant

Professioneller Support für Business Owners & Personal Brands

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Als Executive [Virtual] Assistant helfe ich Business Leadern dabei, fokussierter und effizienter zu arbeiten, indem ich wichtige oder unwichtige Aufgaben des Daily Business übernehme.

Ein Sidekick, der dir den Rücken freihält

Leistungen

Diese Aufgaben im Tagesgeschäft kann ich dir abnehmen, damit du dich auf das Wesentliche konzentrieren kannst:

Administrative und organisatorische Unterstützung

  • Terminmanagement
  • Reiseplanung und -abrechnung
  • Präsentationen: Recherche, Konzeption, 
Gestaltung
  • Konferenzen: Planung, Vorbereitung, 
Begleitung
  • Buchhaltung: Belege sammeln und (in DATEV) hochladen; Kontentabgleich mit Belegen
  • Unterstützung bei der Erstellung, Aufbereitung und Koordination von Angebots- und 
Vertragsunterlagen
  • Umzugsplanung und Abwicklung
  • Ordner-Strukturen anlegen und pflegen

Kommunikation im Business-Alltag

  • Bearbeitung, Priorisierung und professionelle Aufbereitung der Geschäftskorrespondenz
  • Eigenständige Kommunikation mit
    Stakeholdern
  • Mitarbeitende: Gespräche vorbereiten & durchführen
  • Mitarbeitende: Coaching & Mentoring

Marketing-Aufgaben

  • Marketingpläne, Online-Marketing, Content-
    Erstellung, Koordination, Auswertung
  • Recherchen, Analysen, Auswertungen
  • Übernahme & Abwicklung von kleineren
    Projekten
  • Social-Assistenz: Redaktionsplan pflegen,
    Posts vorbereiten, Uploads & Scheduling
  • Reporting & Orga: KPI-Tabellen 
  • Webseiten in WordPress erstellen und pflegen

Meeting-Aufgaben

  • Co-Hosting & Moderation
  • Vorbereitung, Protokollierung & Nachbereitung

 

… und vieles mehr.

Ausbildungen

Fremdsprachen-Sekretärin

Kaufmännische Ausbildung mit Schwerpunkt auf Fremdsprachensekretariat

Staatl. gepr. Kommunikationswirtin

Abendstudium an der Akademie für Marketingkommunikation (Frankfurt/Main)

Zertifizierte systemische Beraterin

Zweijährige Weiterbildung an der Akademie für Psychotherapie (Speyer)

Etappen

Assistentin in einer intl. Werbeagentur

3 Jahre Berufserfahrung als Assistentin in einer amerikanischen Agentur in Frankfurt/Main

Copywriter & Creative Director

15 + Jahre Erfahrung im Marketingumfeld großer internationaler Agenturen

Co-CEO einer Werbeagentur

10 Jahre Co-CEO einer Werbeagentur, Fokus auf Organisation & Kreation

Main Skills

Organisation

Vom Arbeitsvertrag über den Firmenumzug bis zur Buchhaltungsvorbereitung

Coaching

Von der Beratung über Workshops bis hin zu schwierigen Gesprächen

Marketing

Von der Markenentwicklung über Content Creation bis zum Performance Marketing

Hi, ich bin Claudia

Profi für effizientes Arbeiten mit ausgeprägter Hands-On-Mentalität.

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Skillset & Tools

Mit diesen Organisations- & Assistenz-Tools habe ich Erfahrung:

BUHA-Vorbereitung

  • DATEV Unternehmen Online inkl. Auftragswesen Next: Erstellen von Aufträgen, Rechnungen etc.; Hochladen von Belegen; Abgleich mit Kontobewegungen 
  • Fastbill
  • Rydoo (Spesen)

Termintools

  • eTermin
  • calendly
  • Google Calendar

Meeting-Tools

  • Zoom (Meetings, Webinars, Breakout-Sessions & Whiteboards)
  • Miro Boards
  • Microsoft Teams
  • Google Meetings
  • Webex
  • Slack

Dokument-Erstellung

  • Word
  • Excel
  • Powerhpoint
  • Pages
  • Numbers
  • Keynote
  • Google Docs

Projekt- & Dokumentmanagement

  • Google Drive
  • Sharepoint
  • Confluence
  • Jira
  • Dropbox
  • Asana
  • Trello
  • Adobe
  • div. Agentur-Software- & Zeiterfassungstools (z.B. Poool)

Hier fehlt ein Tool?

  • Ich arbeite mich schnell in neue Tools ein!

Special Tools

KI-Tools: ChatGPT, Claude, Perplexity, Midjourney, Google Gemini inkl. nano banana & VEO3, ElevenLabs

Online-Kurse & Onboardings: Loom, Coachy, Mentortools

Mit diesen Marketing-Tools und Medien habe ich Erfahrung:

Content Creation

  • Adobe Creative Cloud (Photoshop, Indesign, Premiere Rush, Audition)
  • Capcut
  • Canva
  • ElevenLabs (v.a. KI Sprecher)
  • Gemini nano banana (KI Bildbearbeitung
  • Midjourney (KI Bildgenerierung)
  • Gemini VEO3 (KI Short Videos)
  • Manychat für Leadgen in Social Media

Web, Blog & E-Mail

  • WordPress
  • Thrive Suite
  • Elementor Pro
  • Wix
  • Plugins f. Backup, Cookies, SEO, …
  • SEO-optimierte Blog-Beiträge
  • E-Mail-Marketing Systeme (Insider, Klick Tipp, Mailchimp, Active Campaign
  • Figma (Screendesign)

Lead-Magneten/Tiny Offer

  • Webinare zur Lead-Generierung und Launch
  • Onlinekurse in Coachy
  • PDF Leadmagneten wie Checklisten & Broschüren
  • Produkte anlegen in digistore24
  • Skool Communities

Online Ads-Schaltung

  • Meta Ads (v.a. Lead Campaigns)
  • Meta Pixel in WordPress, Coachy
  • Google Ads 
  • Amazon KDP Ads

Klassische Werbung

  • TV (Kreation & Schaltung)
  • Print (Kreation & Schaltung)
  • Radio (Kreation & Schaltung)
  • Plakat (Kreation & Schaltung)

Below the Line

  • Messen (Konzeption & Produktion)
  • Flyer & Broschüren (Konzeption, Text, Gestaltung & Produktion)
  • Postwurfsendungen